La Gestión Documental es asunto de todos

Cuando las empresas planean la implementación de nuevos sistemas informáticos o de nuevas políticas de calidad, lo que buscan es utilizar los recursos de la organización de manera eficiente para ofrecer un mejor producto o servicio para los clientes externos y aumentar los índices de productividad. Para ello, es importante que los nuevos sistemas o las nuevas políticas se ajusten adecuadamente a los recursos y los sistemas existentes dentro de la organización.

En toda nueva implementación de políticas o sistemas uno de los factores que más la influye es el factor humano. La cultura organizacional, las ideas y expectativas de los empleados, el nivel de compromiso con la organización y su nivel de entendimiento de los nuevos sistemas o políticas juegan un rol crítico y pueden contribuir o afectar la implementación de dichos sistemas. Cuando los empleados consideran que todo funciona adecuadamente y que la implementación de la nueva política o sistema afectará y complicará la ejecución de sus tareas del día a día la implementación generalmente no es exitosa o tiene muchos problemas.

Específicamente cuando se desea implementar un sistema de gestión documental es muy importante que todos los niveles de la organización comprendan los beneficios que la implementación de dicho sistema traerá a toda la organización y cuales son aquellos parámetros que se deben tener en cuenta para optimizar los recursos de almacenamiento.

¿Qué documentos conservar?, ¿Cómo se accederá al archivo? O ¿Cómo crear o modificar un documento? Son preguntas que consideran criterios importantes a tener en cuenta al momento de diseñar un sistema de gestión documental y cuyas respuestas se pueden encontrar en los empleados de la organización que en el día a día, producen, modifican y almacenan documentos.

La participación de los empleados en las etapas de diseño de los sistemas de gestión documental debe encontrar un punto de equilibrio entre lo que es óptimo para la rutina laboral de los trabajadores y entre las nuevas prácticas que se desean implementar para la gestión de documentos, irse al extremo de cualquiera de las dos opciones puede ser catastrófico para la implementación del sistema.

Hacer partícipes a los empleados en el diseño e implementación de un sistema de gestión documental y capacitarlos adecuadamente en sus beneficios y funcionamiento es una etapa importante de la implementación de todo el sistema.

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