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¿Por qué es necesario formar a los empleados?

Es importante que el propio participante valore y sienta útil aquello que recibe como formación; si bien hay que considerar que la propia empresa también gana mucho con ella.

Como responsables de la empresa son muchos los frentes en los que tenemos que actuar. La gestión y el día a día presentan retos y dificultades constantemente.

Hay ocasiones en las que actuamos de forma reactiva, es decir, una vez que se ha producido un determinado acontecimiento.

Por ejemplo, si recibimos la queja de un cliente con respecto al trato recibido por uno de nuestros empleados quizás pensemos que sería conveniente mejorar las habilidades de ese empleado en su relación con los clientes.

La formación, por tanto, puede ser una muy buena herramienta a utilizar en determinadas situaciones para “corregir” o mejorar actuaciones negativas.

¿Qué ventajas tiene la formación?

En un contexto ideal, no dudaríamos de que la formación sea un elemento a considerar dentro de nuestra estrategia empresarial. Es decir, si no existiera ninguna limitación de recursos, utilizaríamos por sistema la formación como herramienta para optimizar la gestión de nuestra empresa.

Sin embargo, la situación del día a día nos recuerda, en ocasiones con dramática virulencia, que los recursos son limitados. Por tanto, ¿es interesante invertir parte de nuestros recursos en formación?
La respuesta es afirmativa por varios motivos:

•La formación aumenta la productividad de los empleados:

Una persona bien formada es una persona que sabe acometer de forma profesional sus tareas, invierte menos tiempo en desarrollar sus actividades, aporta soluciones que reducen costes, aumenta la eficacia, etc.

•La formación reduce los accidentes:

Los profesionales formados cometen menos errores en el desempeño de sus tareas y, por extensión, ocasionan menos accidentes laborales.

•La formación aumenta la satisfacción de los clientes:

Los clientes saben detectar cuándo un empleado es un buen profesional, entrenado y formado adecuadamente. Los empleados que saben tratar correctamente a los clientes producen en éstos una satisfacción y fidelización mayores.

•La formación reduce el absentismo laboral:

Los empleados formados se sienten más implicados con la empresa. Valoran la inversión que se realiza en ellos y, por tanto, se sienten más cercanos a los problemas y retos que la empresa tiene planteados. Son personas, por tanto, que no abandonan sus responsabilidades.

•La formación aumenta la adaptación de la empresa a los cambios del entorno:

La formación supone un esfuerzo adicional por parte de la persona. Le exige una actitud abierta hacia el aprendizaje, el compartir experiencias, el conocer nuevas formas de hacer y plantear el trabajo día a día. Esto hace que la persona pueda adecuarse más fácilmente a los posibles cambios del entorno. En parte, por su facilidad de adaptación y, en parte, porque es capaz de anticiparse a esos posibles cambios.

•La formación aumenta la competitividad

En entornos en los que la actividad empresarial es muy “dura”, es decir, donde existe una fuerte competitividad, los aspectos técnicos y de producción tienen un estándar de calidad similar entre distintas empresas. Las personas, en esta situación, marcan claramente la diferencia. Profesionales formados son sinónimo de mejores profesionales, y ésta es una de las bazas más importantes para competir.

¿Necesitamos más argumentos?

Como responsables de empresa, si tenemos en cuenta estos argumentos cada vez que nos planteamos la conveniencia de invertir en formación, no dudaremos de todo lo que podemos obtener a cambio, como “retorno” de la inversión efectuada.

¿Cómo se si la formación es rentable?

Por rentabilidad normalmente entendemos la relación, a menudo expresada en porcentaje, que se establece entre el rendimiento económico que proporciona una determinada actividad y lo que se ha invertido en ella. En términos coloquiales tendría que ver con la expresión “¿Qué gano yo con esto?”. Es decir, si invertimos un recurso determinado, ¿qué beneficio obtenemos a cambio?

No siempre es sencillo saber cuál es ese beneficio ni, por supuesto, cómo se traduce en términos económicos. Sin embargo, la formación tiene ventajas que, en la medida de lo posible, hemos de intentar traducir.

La evaluación de la formación

La evaluación de la formación es la estimación del efecto que han producido las acciones formativas.

Este efecto tiene relación con:

-La satisfacción de las personas participantes en la formación

En este caso, la medición se lleva acabo mediante cuestionarios y encuestas que cumplimentan los participantes, así como los formadores u otras personas intervinientes, tras la finalización de las acciones formativas.

-Los conocimientos y habilidades desarrollados

La medición del grado de aprendizaje adquirido puede llevarse acabo a través de pruebas y evaluaciones realizadas antes y después de la formación. De esta manera se pueden comparar ambos niveles y, por tanto, conocer su evolución.

-La aportación al negocio

Para conocer la aportación que la formación genera en el negocio hay que establecer los indicadores a tomar en consideración antes y después de la acción formativa. Estos indicadores pueden ser, por ejemplo, volumen de ventas.

En este caso, estableciendo las medidas de control pertinente para no “contaminar” los resultados, anotamos las ventas promedio efectuadas antes y después de la formación.

¿Es interesante invertir?

Tomando en consideración estos 3 elementos (satisfacción, conocimientos y aportación al negocio) estaríamos en condiciones de establecer en qué medida es interesante invertir.

En primer lugar, hemos de consignar todos los costes derivados de la acción formativa (por ejemplo, monitor externo, desplazamientos, comidas, posibles sustituciones, etc.) para, seguidamente, identificar todos los beneficios y cuantificarlos.

Tendríamos, por ejemplo, que determinar cuánto nos cuesta conseguir una venta (retribución del comercial o personas encargadas de la actividad comercial, coste interno del producto o servicio, etc.).

Una vez que estimamos los “costes” y los “beneficios” en un sentido global, podemos conocer en qué medida, en términos económicos, es rentable la inversión en formación.