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¿POR QUÉ MOTIVO QUEREMOS ESTAR O NECESITAMOS ESTAR EN LA WEB 2.0?

A la hora de poner en maVerano 2013 Juanrcha la Web 2.0 en las organizaciones, siempre surge la misma duda: hacerlo con personal propio o externalizarlo. La Web 2.0 son herramientas que nos darán resultados dependiendo del uso que se le den, de la finalidad con que se pongan en marcha y de la estrategia de puesta en marcha.

Lo primero de todo que se debe hacer es determinar desde la cúpula directiva y a nivel estratégico la respuesta a estas preguntas ¿Por qué motivo queremos estar o necesitamos estar en la Web 2.0? ¿Qué uso queremos darle a esos nuevos canales de comunicación? ¿Qué personas van a poder usar estas herramientas en el entorno laboral? ¿Qué protocolo de usos vamos a establecer a nuestros trabajadores sobre esas herramientas? ¿Se va a formar al personal en estas herramientas?

El estar en la Web 2.o supone adaptarse a estos nuevos canales de comunicación y eso supone interactuar, comunicar lo bueno y lo malo, dar soluciones y respuestas rápidas a los consultas de nuestros usuarios. También habrá que lidiar con temas que a veces no nos gusten. Es decir, nos pueden sacar los colores por algo que se ha hecho mal y es más rentable asumirlo y buscar soluciones que escurrir el bulto.

El tamaño de la empresa y el número de personas disponibles puede influir en la decisión de externalizar o no la Web 2.0 aunque no se puede tomar la decisión solamente teniendo en cuenta esto. Para empezar, dependerá de la especialización del sector de nuestra empresa, es decir, la persona que se encargué de la gestión de la empresa en las herramientas de la Web 2.o debe ser un especialista de la materia, conocer la gama de productos y saber a dónde remitir a cada usuario o cada consulta. Será importante también analizar si las personas que tienen esos conocimientos tienen inquietudes tecnológicas por estas nuevas herramientas, es decir, saber si les gusta usarlas y se sienten cómodos en ellas. Por último, identificar si las personas disponibles quieren compatibilizar sus labores con estas tareas.

Siempre he dicho que todavía son muchas las empresas con jefes 1.0, esos que dicen “Ahora haces esto también porque lo digo yo”. Si la imagen de nuestra empresa en la web va a depender de una persona que esté a disgusto haciendo el trabajo, quizás no sea lo óptimo. Lo que peor podemos hacer es obligar a una persona de la empresa a asumir estas funciones de comunicación y presencia en la Web 2.0 porque es un gran error. El que lo haga le tiene que gustar y estar familiarizado con estas herramientas y canales.

Es fundamental que se tengan en cuenta los recursos materiales se cuentan para poder invertir, porque en función de lo que se quiera obtener será necesario invertir más o menos capital inicial para implementar herramientas a medida que con llevan un coste. No olvidemos que las herramientas gratuitas tienen sus limitaciones.

Los objetivos que se marquen deben ser realistas y objetivos con una carencia temporal a medio o largo plazo.

Si después de tener en cuenta todas estas variables nos damos cuenta de que no tenemos a nadie capacitado en nuestra empresa para ejecutar estas funciones tenemos que saber elegir bien a la persona en la que lo externalizamos y que nos representará en estos medio. Por ello, deberemos formar a esta persona o empresa sobre nuestra compañía, procesos, productos, etc. Deberá existir una comunicación constante entre ambas partes. Se debe marcar a la persona o empresa en la que lo externalizamos la estrategia, lo que debe decir, etc.; y este especialista nos orientara y dará pautas adecuadas. Tiene que quedar claro que es un servicio subcontratado y no se trata de personas que trabajen en nuestra empresa.

Después, con independencia de que se externalice o no la presencia corporativa en la Web 2.0, esta presencia se debe interiorizar y plasmar en la cultura corporativa. Es decir, se debe formar a las personas en estas herramientas, darles pautas sobre el uso, la finalidad de estar ahí, que deben recomendar a sus usuarios o clientes sobre nuestra presencia en estos medios, etc. O lo que es lo mismo, será fundamental establecer una forma de trabajo con ellos que sea una extensión de la metodología de nuestra empresa, que no tiene por qué coincidir con la de la empresa subcontratada.

No podemos estar en estos medios y no cerciorarnos que toda nuestra plantilla sabe que tenemos presencia en los mismos. Es una cuestión de imagen corporativa y de coordinación estratégica. Todos debemos ir en la misma dirección para lograr avanzar.

Este campo es muy nuevo para muchas empresas y no siempre se hace de la mejor manera. Personalmente pienso que es preferible formar a alguien interno y contar con él para estas tareas con independencia de que pidamos asesoramiento externo sobre la estrategia a seguir. La empresa siempre se va a “sentir” más  si el implicado pertenece a la organización. También se dan muchos casos en los que las empresas se integran con gente que va a trabajar, hace su trabajo, sin pasión alguna y llega su hora y se van. Meros robots sin ilusión. También nos encontramos con empresas subcontratadas que saben ofrecer un servicio personalizado, donde la persona asignada se integra en la empresa y parece uno más. Cada caso es un mundo aparte. En la implementación de este tipo de estrategias no podemos copiar modelos de otras empresas del mismo sector o tamaño. La clave está en contemplar todas las opciones, estudiarlas, ver sus pros y contras y en función de esto decidir de forma global lo más beneficioso para la compañía.

¿Tenéis externalizada la Web 2.0 en vuestra compañía? ¿Qué pasos seguisteis a la hora de lanzaros a tener presencia en estos medios? ¿Qué errores cometisteis en ese proceso? ¿Qué recomendaciones dais a las empresas que quieran comenzar el proceso?

Autor: Juan Martinez de Salinas

¿CONOCÉIS EL PROCESO DE DELEGACIÓN EXISTENTE EN VUESTRA COMPAÑÍA O DEPARTAMENTO?

La delegación, como ya he comentaFotos 2012 2053do en muchas ocasiones, es necesaria dentro de las organizaciones. Cada área de la empresa debe organizarse internamente en función de las personas existentes en cada departamento. El responsable de cada equipo de trabajo deberá establecer con el departamento de recursos humanos una serie de reuniones para determinar con planificación, organización y previsión las tareas delegables a cada puesto y las tareas que desde cada puesto se pueden delegar a otras personas del departamento.

Una vez establecido el plan, el responsable del departamento deberá de determinar si se puede ejecutar ese plan con el equipo existente. En caso de no ser así, deberá preparar a sus personas para poder delegar en ellos las tareas precisas y que ellos mismos puedan delegar parte de su trabajo a sus compañeros. La clave de este tipo de planificación y previsión es que todas las personas de cada departamento sepan hacer todas las tareas para cuando falte alguna de las personas de ese área y así no se quede nada sin atención adecuada.

Por supuesto, cada responsable debe saber qué tareas de responsabilidad no puede delegar y debe de asumir él mismo. Porque algunos jefes delegan en exceso todo y esperan que otras personas tomen las decisiones por ellos. Algunas personas de sus departamentos le podrán ayudar en la gestión de determinadas tareas. Cada responsable tiene unos objetivos de departamento y unas tareas asociadas a ellos. Este tipo de funciones deben ser realizadas y supervisadas por él, dando las correspondientes indicaciones a su equipo en la gestión de algunas partes de esas tareas que son más mecánicas y del día a día. Sin embargo, el responsable del equipo debe asumir la responsabilidad en caso de que eso no fuese bien porque él es quien debe marcar las directrices a su equipo.

Cada responsable debe saber de qué tareas se encarga cada persona de su equipo y supervisar su ejecución y cumplimiento. Esto no requiere que cada persona de vuestra responsabilidad os deba pasar un informe diario de todo lo que hace sobre cada tarea asignada porque no estáis en el colegio. Cada persona ya es mayor para saber cuáles son sus funciones y qué debe informar de los avances importantes, de las problemáticas vitales y de aquellas decisiones que no les competan a ellos tomar.

La delegación adecuada requiere la preparación y formación de las personas de nuestros equipos de trabajo dedicando tiempo a que aprendan y tenga claro su rol. Lo que no tiene ninguna coherencia es delegar funciones de peso a un becario que acaba de llegar y que está en proceso de aprendizaje y siempre debe tener la ayuda y asistencia de una persona del área de responsabilidad de esa empresa donde desarrolla su proceso de rodaje.

Los responsables profesionales y coherentes saben qué cosas son tarea y responsabilidad de cada miembro de su equipo. Delegar no supone “emplumar” tareas a otra persona que no tiene ni idea y que a partir de ahí se busque la vida. Porque eso es parchear y conseguir que muchas tareas salgan mal ya que el proceso está mal planteado. Parte del aprendizaje, cuando uno no sabe hacer algo, es equivocarse y darse cuenta de qué cosas debe tener en cuenta para las siguientes ocasiones. El tema es que en determinadas tareas o funciones de importancia no puede permitirse ningún error porque las consecuencias pueden ser la pérdida de clientes, cuentas o coste añadido a la cuenta de la empresa.

Por lo tanto si tienes que tomar la decisión de delegar tareas de tu responsabilidad debes plantearte las siguientes cuestiones: ¿Qué personas de tu empresa o departamento las pueden asumir? Establecer el período previo de formación y rodaje que precisan. ¿Son delegables esas funciones dentro de la estrategia de tu departamento y compañía? ¿Qué grado de importancia tienen esas tareas dentro del volumen de negocio de tu área de responsabilidad?

Delegar es confiar parte de tu trabajo a otra persona y debes estar seguro  que podrá responder del mismo con las mínimas garantías de calidad y profesionalidad. No olvides que esa persona que hará parte de tu trabajo está representando como tú a vuestra empresa y debe estar preparada. Una mala atención o ejecución del trabajo repercute negativamente en la imagen de vuestra compañía y cada vez debe prestarse más atención al servicio prestado. No olvidemos que los clientes cada vez son más exigentes y tienen menor tolerancia al error porque quieren soluciones a sus problemas. Esto supone una capacidad de respuesta y de reacción instantáneas por parte de las empresas. Lógicamente para esto es precisa una excelente organización y distribución del trabajo interno corporativo.

No obstante, la delegación también tiene su lado negativo. El superior que delega todo, que es incapaz de hacer nada, pese a ser algo directamente relacionado con él, puede terminar en malas relaciones con el equipo.

¿Conocéis el proceso de delegación existente en vuestra compañía o departamento? ¿Sabes que tareas de tu puesto debes delegar cuando estas ausente? ¿Habéis trazado con vuestro responsable el proceso de delegación de vuestro puesto y del departamento del que formáis parte? ¿Todas las tareas de vuestros departamentos están cubiertas cuando faltan las personas que las ejecutan?

Autor: Juan Martinez de Salinas

¿CUÁNTAS VECES HABÉIS ENSEÑADO ALGO EN VUESTROS TRABAJOS A OTROS COMPAÑEROS?

Siempre nos comentan que se debFotos 2012 003e ayudar al resto de personas cuando se incorporan a un nuevo puesto de trabajo o cuando cambian de posición dentro de la organización.  Sin embargo, la teoría es muy bonita y todo el mundo está dispuesto a llevarla a cabo… pero la práctica es otra realidad paralela.

Hace poco, llegó a mis oídos una historieta: una persona cercana a mi me comentaba que en su empresa existía el lema no oficial entre el personal de “cuando llega alguien nuevo, no le enseñes todo porque sino ya sabe igual que tú”. Pero no es la única frase curiosa: también tenemos otra que he oído multitud de veces “yo no estoy aquí para enseñar a nadie” y aun podría incluir otra célebre: “le han dado determinado puesto pues que se busque la vida” y podría seguir con multitud de frases celebres al respecto que si queréis podéis aportar las vuestras en los comentarios de este post.

También no hace mucho me comentaba un amigo que en su empresa habían dado la instrucción que dejasen todos los procesos de trabajo de cada departamento por escrito y explicasen como se realizaban cada una de las tareas. Me explicaba que él lo había hecho y lo sorprendente es que todo el mundo había ignorado esta indicación. Al tiempo dijo totalmente convencido que al haber dejado un manual de cómo se realizaban sus tareas era aun más prescindible porque cualquiera que llegase tenía las pautas para poder sobrevivir haciendo las tareas aunque no las supiese realizar. Pensando sobre esto, creo que este es un pensamiento muy extendido entre las personas en las organizaciones. Aunque es un tema tabú que se ignora o no se aborda desde la raíz.

El problema parte de la falta de planificación. En pocas empresas existe un protocolo formativo para las personas nuevas que se incorporan o para los movimientos existentes de promoción interna. Y es más, cuando existe no se cumple ni ejecuta. Todas las personas involucradas en esa nueva incorporación o movimiento de forma directa o indirecta deben saber cual es su papel dentro del proceso y se debe realizar un seguimiento para ver la evolución de todas las partes. Lógicamente, para que esto fluya, debe existir en la empresa una política abierta y transparente donde desde arriba se fomente que todo el mundo sepa hacer todas las tareas de sus departamentos. Es más, es positivo que existan rotaciones de área para que las personas aprendan a realizar tareas de otros departamentos y les permita tener una mayor visión de su compañía.

Pienso que es muy positivo ayudar y enseñar a las personas de tu área o departamento lo que haces o sabes siempre que sea correspondido, es decir, que esas personas hacen lo mismo contigo. Debemos asumir que es imposible saber de todo y siempre tendremos conocimientos más flojos que otros y si otros compañeros los dominan podemos hacer intercambio y establecer sinergias.

También se suele escuchar mucho que “en las funciones de mi puesto no aparece por ningún lado que deba enseñar nada a nadie”. Esto es sacar las cosas de quicio porque nunca en nuestra descripción de puesto de trabajo vendrán detalladas todas las funciones o tareas sino las más generales.

Está claro que hace mucho también que las personas que tengamos a nuestro alrededor en nuestro entorno laboral sean facilitadoras y estén dispuestas a ayudar, aunque esto no suele ser lo habitual por desgracia. Es más, cuando alguna persona en lo profesional se muestra abierto a ayudar a los demás se suele usar en su contra y muchos lo aprovechan para delegarle tareas que no quieren hacer ellos.

Lo triste es que, en la mayoría de las compañías, las personas nuevas o las que cambian de posición aprenden sobre la marcha buscándose la vida e improvisando. Está claro que la mejor forma de aprender es haciendo y practicando, sin embargo, viene bien hacerlo con una asistencia donde se te da soporte de cuáles son las pautas. Con este tipo de práctica extendida no es sorprendente que muchas organizaciones sean desorganizadas en sus procesos y ejecución de tareas.

Me gustaría plantearos una serie de preguntas para que os las planteéis y reflexionéis: ¿Cuántas veces habéis enseñado algo en vuestros trabajos a otros compañeros? ¿Cuándo habéis comenzado en una nueva empresa o habéis promocionado en la que estabais tenias claro el plan formativo que ibais a llevar? En todas las empresas en las que habéis estado ¿existía un protocolo formativo por departamento? Todas las personas de vuestra área de trabajo ¿saben realizar todas las funciones del departamento? ¿Qué opináis de tener que enseñar algo a vuestros compañeros en vuestro trabajo?

Lógicamente este tema tiene muchos puntos de vista y todas las opiniones son respetables. Todas las personas tenemos carencias formativas en nuestros puestos y por propia experiencia para suplirlas debemos buscarnos la vida porque, por regla general, nadie lo hará por ti. Normalmente las personas que detectan esas carencias, en vez de ayudar se suelen cebar e intentar beneficiarse de eso en su propio beneficio. También es cierto que siempre uno se encuentra excepciones con personas que están dispuestas a enseñar lo que saben sin esperar nada a cambio. De la misma forma, algunas compañías fomentan que las personas compartan y expliquen sus conocimientos al resto.

Enseñar a los demás lo que sabemos es muy positivo y gratificante. Compartir sabiduría nos hace importantes y aunque transmitamos lo que sabemos no nos hace más ni menos necesarios. 

Autor: Juan Martinez de Salinas

5ª PINK SLIP PARTY ZARAGOZA 25/03/2013

La Pink Slip Partyes un evento de networking para poner en contacto directo a empresas, reclutadores y personas que se encuentran en situación de búsqueda de empleo. Se trata de crear un punto de encuentro en un entorno distendido.

Las empresas y reclutadores pueden establecer contacto con otros profesionales que acudan al evento. De la misma forma, pueden dar su opinión sobre el mercado laboral, los perfiles profesionales que buscan o entablar una conversación distendida con otras personas.

Por su parte, aquellas personas que buscan trabajo pueden conocer directamente a otros profesionales, reclutadores y empresas con los que poder establecer sinergias de cara a un futuro. El networking consiste en aprender a relacionarse con otras personas y es un medio para conocer gente. No obstante, este evento no es para entregar el currículum a las empresas y a los reclutadores porque para esto ya están los medios tradicionales.

Para los que quieran obtener mayor información de cómo surgió la idea, en este enlace pueden obtener toda la información. En cada evento se celebra una ponencia sobre un tema interesante relacionado con temas de empleo; a la finalización de ésta, se da la posibilidad de presentación a las empresas o reclutadores que quieran, siendo algo voluntario y, finalmente, se establece la parte de networking para hablar unos con otros y poder establecer el primer contactos con personas de diversos perfiles.

En la organización del evento de Zaragoza está involucrado el Ayuntamiento de Zaragoza (Zaragoza Activa). Igualmente, en la organización estamos un grupo de profesionales de diversas áreas que participamos como particulares y entre los cuales me encuentro; además, están organizándolo, Alfonso Romay, Rebeca Soria y Teresa Bravo. Creemos que es necesario un evento de este tipo en la Comunidad Aragonesa para poner en contacto a las diversas partes involucradas en el mercado laboral y establecerlo como lugar de dialogo, aprendizaje e intercambio.

Este quinto evento, lo patrocina el portal de empleo LinkmyJob . De la misma forma, la empresa Cervezas Ambar nos facilitará bebidas para celebrar la parte del networking de forma más agradable.

Aquellas otras empresas interesadas en patrocinar otros eventos o participar en alguno de ellos pueden ponerse en contacto con los organizadores en equipopinkslippartyzaragoza@gmail.com

El quinto evento tendrá lugar el lunes 25 de marzo de 19 a 21 y el lugar de realización será en Zaragoza Activa, sita en La Antigua Azucarera del Rabal (c/Mas de las Matas, 20). La ponente será Paz Gardé Coach (ICF International) especializada en coaching para jóvenes. Es autora del Blog Coaching para Jóvenes. Su ponencia se titula “Despierta tu Espíritu Explorador”

La asistencia es gratuita, sin embargo, el aforo es limitado y aquellas personas que se encuentren en búsqueda de empleo pueden realizar únicamente la inscripción al evento a través de la página Web de Zaragoza Activa. La inscripción se abrirá a partir del 10 de marzo.  

De la misma forma y previo al evento, el día 19 de marzo se celebrará una charla/taller gratuito de cómo aprender a vendernos y relacionarnos en un evento de networking. La inscripción al taller se debe realizar igualmente en la página Web de Zaragoza activa también 15 días antes de su realización. Ambas actividades son independientes y para poder acudir a ambas se deben realizar las dos inscripciones.

Aquellas empresas interesadas en participar en el evento como organizaciones deben ponerse en contacto con cualquiera de los organizadores en equipopinkslippartyzaragoza@gmail.com  porque no es necesario que realicen inscripción, sin embargo, deben comunicarlo con antelación antes del 19/03/2013.

Por finalizar, aquellas personas que quieran hacer difusión del evento a través de twitter pueden usar la etiqueta o hastag #PinkSlipPartyZgz y a lo largo del evento haremos difusión del mismo con ese hastag para que lo podáis seguir aquellas personas que no podáis acudir.

Autor: Juan Martinez de Salinas

No, no y mil veces NO

Lo que nos roba energía nos impide avanzar.

Di NO a todo lo que te roba energía en tu trabajo.

NO a :

  • Rumores . Evita sintonizar radio macuto. Hacer caso de los rumores, crearlos, y participar en ellos es una manera de desperdiciar tu energía en tu día a día. Una buena solución, es colocarte unos cascos en la oficina mientras estás pasando unos datos al ordenador. Te aseguro que poca gente te vendrá a explicar historias. Además hay rumores que se extienden rápidamente y que no aportan nada.  Entonces, ante tales rumores ¿De qué sirve preocuparse ahora de algo, que no sabes si pasará en el futuro?
  • Apresurados. Defiéndete de la tiranía de los de “todo es para ayer”. Ponte una buena coraza, y buenas palabras para mantener la calma. Como truco: “¿Es muy urgente?. Si es así, tienes un buen problema, pero seguro que encuentras una buena solución”. No somos responsables de la mala organización de los demás. Y voy más lejos. Muchas veces tales urgencias no existen,  y algunas personas las utilizan con elementos de presión. Lamentablemente esto es cultura en muchas empresas.
  • Historias de problemas y miserias. Stop a esto en el trabajo. Podemos escuchar, y nos podemos involucrar con los demás, pero estableciendo siempre un límite. Tu no eres un SEVEN ELEVEN abierto las 24 horas. Los límites los marcas tu, y una fórmula muy valida es la de “ahora no te puedo escuchar, pero esta tarde a las 4 tengo un hueco de media hora y si quieres  nos vemos y me cuentas con más calma”.
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  • Préstame atención. Estas acciones se ven claramente en las reuniones de equipo. Son roles que a veces adoptan las personas cuya finalidad es conseguir “atiéndeme”. Los identificaras rápidamente porque verás que monopolizan la reunión, se extienden en los temas, les encanta escucharse, y apenas dejan participar al resto. Si te hayas en una situación así, como recomendación puedes tomar nota de los puntos clave de la reunión, y además que el resto de gente te vea tomar nota. De esta manera, estarás comunicando al resto “vamos al grano”.  Inclusive también puedes hacer un breve resumen de esos puntos clave. Por otro lado, siempre puedes intervenir y realizar preguntas concretas para centrar la reunión y evitar el “irnos por las ramas”.

Fuera los zapatos pequeños. Cuando aparecen constantemente ladrones de energía en tu vida profesional,  puede ser un signo de que algo no funciona y tal vez ya no estemos en el lugar apropiado. Hemos evolucionado como profesionales. Somos más sabios y maduros, y lo que antes nos convenía, ahora ya no.  Nuestro trabajo, y las circunstancias que le rodean nos oprimen; exactamente igual que unos zapatos pequeños. Cuando esto ocurre, ha llegado la hora de pensar en el cambio, de quitarse esos zapatos viejos y ponerse unos nuevos.

Y tu ¿con qué zapatos caminas?

Autora: Mónica Morales

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