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¿CONOCES LOS PROCEDIMIENTOS PARA COMUNICAR DETERMINADAS COSAS EN TU DEPARTAMENTO O COMPAÑÍA?

Los directivos de todas las compañías dicen que la comunicación es crucial para el buen funcionamiento de las mismas. Y son los mismos que piensan que en sus organizaciones, todo funciona a las mil maravillas. Suelen remitir a sus manuales de comunicación donde figuran todos los procedimientos que por supuesto categóricamente dicen que se cumplen. Pero, de nada sirve tener un manual de comunicación que no se aplique en la práctica y que la mayoría de los empleados desconozca a la hora de tener que comunicar algo.

Como no hay nada mejor que encontrar las respuestas por uno mismo, podremos hacer unas preguntas que nos harán salir de dudas de si nuestra organización tiene una comunicación óptima o no. Así que os recomiendo seleccionar a un grupo reducido de empleados y preguntadles: ¿Te has leído el manual de comunicación? ¿Conoces los procedimientos para comunicar determinadas cosas en tu departamento o compañía? ¿Se aplica el manual de comunicación en los procesos corporativos diarios? ¿Está integrado ese manual de comunicación en la estrategia corporativa? ¿Los directivos cumplen y conocen esos protocolos de comunicación corporativa?

El gran problema en las compañías es la falta de homogeneidad a la hora de comunicar determinadas cosas, sin embargo, cada departamento o responsable lo hace como quiere o como le apetece, sin seguir un protocolo igual para todos. Es decir que determinados cambios departamentales se comuniquen en determinados plazos, con el mismo formato, que todas las personas se enteren a la vez, etc. Este tipo de discrepancias son las que producen problemáticas porque la política comunicativa debe seguir el mismo enfoque para que las personas tengan claro cómo funciona.

Un claro síntoma que la comunicación en las organizaciones falla es cuando algún cambio importante a nivel organizativo, procedimental o departamental es conocido por todo el mundo antes de hacerse el comunicado oficial. La forma de darse a conocer ha sido más por el rumor o el cotilleo. Es decir, se producen determinadas frases tipo “Me he enterado de esto y te lo cuento a ti pero no se los digas a nadie” o surgen los rumores por la falta de comunicado sobre cambios que se están comenzando a realizar sin decir nada. Este tipo de comportamientos corporativos poco profesionales generan decepciones en las personas afectadas por los mismos por la incertidumbre que les generan los mismos.

Imaginemos que se va a producir un cambio departamental en una compañía. Los pasos adecuados serían, en primer lugar, comunicárselo a las personas afectadas, indicándoles toda la información necesaria para que sepan cómo se van a quedar a partir de esa fecha. El siguiente paso es comunicárselo a todo el departamento afectado y prácticamente de forma inmediata, tras hacer ese segundo paso, lanzar el comunicado oficial a toda la organización para que exista una coherencia y sincronía comunicativa que evitará los rumores y las filtraciones. No se puede hacer primero y comunicar cuando ya ha pasado. Ya no tendrá el efecto esperado y obviamente, quedará en entredicho, la comunicación corporativa.

La comunicación falla en las organizaciones porque las personas que las dirigen no saben o no están por la labor de implementar una política comunicativa práctica, lógica y realista. El proceso comunicativo en una empresa deber seguir una planificación flexible, sin olvidar el componente humano. Es decir, la forma de comunicar una cosa u otra dependerá de en qué media afecte a las personas o no. La comunicación debe adaptarse a cada tipo de circunstancia y no olvidar el tacto y la profesionalidad. Las formas de comunicar las cosas dicen mucho de las compañías. Algunas cosas deben comunicarse en persona, otras por escrito oficial y otras pueden hacerse, incluso, por email. Lo que está claro es que los primeros que deben saber la información son los afectados y darles tiempos para que lo asimilen y tengan todo claro. No sería la primera vez que en una empresa todo el mundo sabe lo que va a ocurrir excepto la persona afectada.

En las empresas suele ser muy habitual oír a los responsables de las mismas decir que lo más importante son sus personas, es decir, su capital humano. Eso se demuestra desde la acción viendo como se comunica a las personas las cosas dentro de esa organización.

La comunicación debe adaptarse a los valores corporativos, a la misión y a la visión que son el estandarte de cada empresa. No podemos presumir de esos valores, misión y visión cuando después no están reflejados en el funcionamiento diarios de las empresas. Esto suele ocurrir más de lo que nos gustaría.

Comunicar requiere ponerse en el lugar de los demás y pensar cuál sería la forma adecuada en la que les gustaría enterarse de las cosas. Además se debe pensar cuál es la forma de hacerlo y con qué lenguaje, para que se adapte a todos los públicos a los que va dirigido para que lo entiendan. La comunicación es un arte que requiere tiempo y sentido común.

¿Cuál es la política comunicativa de vuestra organización? ¿Cuáles son los principales errores comunicativos en vuestras empresas? ¿Qué protocolo comunicativo consideráis adecuado a nivel corporativo? Cuéntanos tus experiencias positivas y negativas a nivel de comunicación corporativa.

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Autor: Juan Martinez de Salinas

¿Qué otros errores cometen los emprendedores?

Para muchas personas, emprender es la única salida para buscar una oportunidad profesional que le ayude a salir del desempleo. Está claro que es una opción más que no se debe descartar, sin embargo, se deben tener en cuenta muchas variables para evitar patinar en el intento y conseguir salir a flote. Por supuesto, el fracasar no es sinónimo de falta de valía sino que es significativo de que no se tuvieron en cuenta todas las variables necesarias para ponerlo en marcha de forma adecuada.

Hoy, en este post, quiero abordar los principales errores que, desde mi punto de vista, suelen cometer los emprendedores.

Para empezar, muchos emprendedores que deciden poner en marcha un negocio se centran excesivamente en la idea inicial buscando “la gran idea” y se obcecan en eso, sin pasar al desarrollo y puesta en marcha a real de esa idea para ver si realmente es factible y viable. Las ideas sin estudio, planificación ni trabajo se quedan en eso. Debemos pensar que es posible que a otras personas se les haya ocurrido esa idea y deberemos de investigar cuáles fueron los inconvenientes que llevaron a esas personas a no ponerla en marcha. No olvidemos que las ideas “del millón” no existen. A veces, es cuestión de buscar qué demandas de los consumidores no están cubiertas o cómo las podríamos cubrir mejor.

Otras personas deciden emprender un negocio por su cuenta porque quieren conciliar su vida personal y profesional para poder dedicar a cada actividad el tiempo necesario. Pues si esta es tu motivación para montar un negocio, olvídate y dedícate a otra cosa. El emprender algo por vuestra cuenta os va a requerir tener que invertir muchas horas de vuestro tiempo para conseguir sacarlo a flote y a más corto y medio plazo, es decir, vas a tener que dar prioridad absoluta a tu negocio y, en más de una ocasión, sabrás cuándo comienzas pero no cuándo acabas. Ahora tú eres el encargado de que todo funcione.

Muchas personas deciden emprender en un sector del que no tienen ni idea y no se han planteado si esa actividad les apasiona; simplemente deciden emprender en eso porque un día se les encendió la bombilla y ya está. No pasa nada por no conocer el sector, sin embargo, al menos te debe motivar o apasionar esa actividad para buscarte la vida. Obviamente, no pasa nada por no conocer el sector, sin embargo, deberías buscar a personas de las que podáis aprender antes de ponerte manos a la obra. Incluso antes de comenzar por tu cuenta, podrías plantearte trabajar para otro en esa actividad y conocer en profundidad el sector y actividad para que lleves a tus espaldas bastantes horas de vuelo que te den la perspectiva necesaria.

Hay emprendedores que deciden asociarse con otras personas porque no se ven capaces de poner en marcha ese negocio por si solos y quieren tener el soporte de alguien al lado. Ese no es un motivo para asociarse. Si, por ejemplo, lo que necesitáis es inversión, podéis buscaros un inversor que os ayude a poder poner en marcha vuestro negocio. Con esto, no estoy diciendo que no os asociéis con otras personas sino que lo penséis bien antes de hacerlo. Para empezar, antes de poner en marcha la idea o el negocio, debéis dejar pactado cómo os vais a repartir las ganancias, que no tienen porque ser a partes iguales sino que lo más lógico sea en función del trabajo que aporte cada uno; igualmente, es preferible dejar habladas las condiciones de la separación de alguno de los socios. Porque al principio, todo es muy “guay” hasta que deja de serlo. Por otra parte, es desaconsejable asociarte con amigos, familia u otras personas cercanas a no ser que se deje todo muy claro y se separe la relación existente entre los socios, cosa que hemos de decir que es muy complicada. Simplemente, debes de preguntarte cuáles son las razones por las que necesitas asociarte con alguien. 

En ocasiones, algunos emprendedores quieren comenzar su negocio ya y eso les hace precipitarse, correr y conlleva que uno se deje alguna variable por considerar. Antes de ponerse en marcha, es fundamental estudiar la competencia, es decir, ver qué hacen, cómo lo hacen, qué ofrecen, cómo lo ofrecen, qué precio tienen sus diversos productos o servicios, cuál es el valor añadido de su negocio y otras muchas variables que nos darán mucha información para tener margen de maniobra y decidir cómo diferenciarnos desde el principio. De la misma forma, debemos conocer en profundidad a los clientes potenciales a los que vamos dirigidos, lo que supone identificar dónde se encuentran y cuál es la mejor forma de poder contactar e interactuar con ellos para poder entablar relaciones fructíferas.

Todo emprendedor, antes de nada, debe ser realista con las previsiones de venta porque desde el momento en el que se abre el negocio, se está gastando dinero y, al menos, debemos intentar que no tengamos pérdidas, haciendo un planteamiento objetivo de cuándo comenzaremos a obtener beneficios y qué debemos hacer para poder lograrlo.

Otro de los escollos es la financiación necesaria para comenzar a andar y esto no va a requerir tener un dossier que será nuestra carta de presentación donde aparezcan las principales variables sobre las que se construye nuestro negocio. Lo primero que uno debe tener claro es que no se puede pretender montar un negocio a base de ayudas y subvenciones porque nunca nos van a dar más de lo que invirtamos nosotros. Por otro lado, pueden pasar unos cuantos meses desde que se solicitan las subvenciones y ayudas hasta que accedemos a ellas. Además, a la hora de pedir financiación y más en estos tiempos, debemos tener un pequeño remanente nuestro y pedir el resto. Hoy en día, la financiación externa está complicada aunque no imposible y primero deberemos de intentar obtenerla de personas de nuestro entorno o que ya sepan como trabajamos.

Uno debe tener claro que el emprender requiere esforzarse y, a veces nos puede ir muy bien inicialmente pero eso no debe hacernos bajar la guardia porque puede hacer que nos descalabremos. Igualmente el comenzar mal no quiere decir que no podamos reorientar y ganar valor poco a poco.

Por supuesto me dejo otros errores, sin embargo, me gustaría dejar las preguntas abiertas a vosotros, para desarrollar más estos temas: ¿Qué otros errores son los que cometen los emprendedores? Y ¿Cómo pueden darle solución?

Autor: Juan Martinez de Salinas