Un equipo virtual es un grupo de personas que trabajan hacia un objetivo común y están conectados por la tecnología, aunque separados físicamente. Los equipos virtuales asustan a mucha gente que lo ven como pasar el tiempo en multiconferencias nocturnas y no son capaces de confiar en los miembros del equipo a los que no pueden ver.
Sin embargo, la tendencia viene hacia nosotros como un tren a toda velocidad. Una búsqueda en Google de «equipos virtuales» reveló un interesante estudio de 2011 publicado en Hypergrid Business, una revista dedicada a los equipos virtuales.
El estudio, «Ambientes de trabajo virtual en una era post-recesión», realizada en nombre de la Universidad de Brandman por Forrester Consulting , reveló una fuerte adopción de equipos virtuales. El cuarenta por ciento de los encuestados dijo que el 40 por ciento o más de los empleados de su empresa trabajan en equipos virtuales hoy en día y más de la mitad espera aumentar los equipos virtuales en los próximos uno a tres años.
Las preocupaciones de la Dirección relacionadas con equipos virtuales son muchas. El 57 por ciento nombró la confianza, el 49 por ciento citó la comunicación efectiva, el 43 por ciento nombró la gestión de proyectos y los plazos satisfactorios y el 43 por ciento citó la creación de consenso en la toma de decisiones como una de las principales preocupaciones.
Teniendo en cuenta que los equipos virtuales son dominantes y por lo tanto le quitan el sueño a muchos gerentes, esta columna incluye algunas de las mejores prácticas de equipos virtuales al estilo de los 7 hábitos de Stephen Covey:
1. Los equipos virtuales altamente efectivos se componen de empleados con las «Tres A» (en inglés) – asertividad, responsabilidad y capacidad para trabajar de forma independiente
Los miembros del equipo asumen la responsabilidad de tener su trabajo hecho y saber cuándo y cómo opinar con inquietudes y sugerencias. Por tener asegurados unos resultados sólidos, poseen un cierto grado de flexibilidad.
2. Los equipos virtuales altamente efectivos comprenden las expectativas
Los roles y responsabilidades, así como las reglas del equipo y protocolos, están estrechamente definidos. Los miembros del equipo saben cómo organizar una reunión en otra zona horaria, cómo escalar un problema y cómo ponerse en contacto con un colega sobre un tema urgente. El Feedback se comunica con claridad. Los supuestos no existen.
3. Los equipos virtuales altamente efectivos están imbuidos de la tecnología pertinente
Los miembros del equipo tienen acceso a las herramientas de colaboración más sofisticadas para que el trabajo del proyecto sea eficaz y sin fisuras. Hacen uso de la mensajería instantánea, la videoconferencia y las redes sociales para conversar en tiempo real.
4. Los equipos virtuales altamente efectivos están familiarizados con la dinámica en persona
Los miembros del equipo se reúnen en persona más de una vez en una empresa y entorno social. Aunque no siempre es posible, una sola reunión en persona hace que sea mucho más probable que los empleados confíen y se lleven bien.
5. Los equipos virtuales altamente efectivos tienen un director visible
Los miembros del equipo están más comprometidos, más productivos y menos estresados cuando ven a su jefe en persona de vez en cuando. Saben en qué está trabajando su jefe y están bien informados sobre cómo las actividades del equipo impactan en los resultados de la organización.
6. Los equipos virtuales altamente efectivos construyen y mantienen relaciones sólidas
Los miembros del equipo entienden lo importante que es saltar al teléfono y hablar sobre los conflictos y aprender sobre sus colegas virtuales como personas. Sobre todo con un equipo nuevo o nueva contratación, el compañerismo es útil para prender lazos.
7. Los equipos virtuales altamente efectivos dirigen grandes reuniones
Las agendas se envían con antelación. Los miembros del equipo son puntuales porque saben que la reunión será breve y productiva. El tiempo para debate está incluido para permitir aportaciones y consenso. Unas normas básicas sensatas, como la reducción de ruido ambiental, mantienen al grupo concentrado y según lo planeado.
Fuente: Open Forum
