Si eres el responsable de las redes sociales de una marca, te has preguntado alguna vez ¿cuánto tiempo tardas en responder a las quejas online de tus seguidores?, y lo que es más, ¿cuánto está tardando en hacer lo mismo tu competencia? Debería de ser un ejercicio interesante el saber ambas cosas ya que, una respuesta…
¿Quién no ha oido alguna vez aquello de «que el tiempo es oro»?. Hay veces que consideramos que esto es una exageración. Sin embargo en otras ocasiones adecuamos esta expresión a la realidad que nos ocurre con perfección.
Hagas lo que hagas, emplees el tiempo en lo que lo emplees, debes de tener en cuenta que ese momento es único y no volverá, por lo tanto siempre será recomendable el saber en que lo «gastas» porque hay cosas que puedes recuperar en esta vida pero «el tiempo» no es una de ellas.
«Hasta que no te valores a ti mismo no valoraras tu tiempo. Y hasta que no valores tu tiempo no harás nada de con él».
M.Scott Peck
Quedarse con la sensación de que cuando haces algo has perdido el tiempo es un mala cosa. Solamente el hecho de intentarlo ya significa que no has perdido el tiempo aunque el resultado no sea tan positivo como lo esperado. No obstante a veces acometes actos «para pasar el tiempo», eso si que no es muy adecuado. Si algo lo acometes que sea por algún motivo. El tiempo no está para ser malgastado.
«La pérdida de la fortuna puede ser recuperada por una empresa, la pérdida de conocimiento por el estudio, la pérdida de la salud por el cuidado o la medicina, pero la pérdida de tiempo jamás se puede recuperar».
Samuel Smiles
Cuando empieces algo, procura aplicarte en ello, sino ¿para qué lo empezaste?. Mejor hubiéses dedicado ese tiempo en otro cometido. Si quieres alcanzar el éxito en lo que empredas, no escatimes esfuerzos y por lo tanto se generoso con el tiempo que utilizas en su consecución.
«Nunca te permitas terminar un día en el que puedas decir “Lo haré mejor mañana”.
Brigham Young
El tiempo está para ser empleado de un modo eficiente, porque relamente no se puede malgastar en actos que no persigan un fin. Incluso el disfrutar de un día de descanso tiene su finalidad. Cuando comienzas algo, no malgastes el tiempo buscando problemas antes de tenerlos. Si los hay, ya los encontrarás.
«Nunca te pongas excusas. No tienes tiempo para ello, porque si usas tu energía de ese modo, no te quedará energía para hacer todas las cosas que necesitas hacer, como superar obstáculos y alcanzar objetivos.
Alan Key
Nuestros actos se extienden en un horizonte temporal, donde cada tiempo presente pasa a ser pasado en un modo instantáneo y el futuro se nos hecha encima de un modo inexorable. E»l presente fue ayer, el futuro es hoy y el mañana no existe» (esta es de mi creación). No pierdas el tiempo pensando en lo pasado, te anclarás y no prosperarás y no dudes en lo que te puede pasar en el futuro, porque eso se sabrá en seguida y te llenará de temores.
«Recuerda, hoy es el mañana acerca del cual te preocupabas ayer».
Dale Carnegie
En el espacio temporal todo sigue un orden cronológico por lo tanto no busques confluencias extrañas de acontecimientos en lo que realizas. Las cosas si han de pasar pasarán pero no pasa todo a al vez, debemos de saber dosificar esfuerzos.
«Lo mejor acerca del futuro es que nos llega solo un día a la vez».
Abraham Lincoln
Una forma de afrontar tus cometidos es moverte tú en «tu propio tiempo», es decir, promover tu acciones para que tu tiempo sea lo más eficiente a la hora de realizar algo. Interioriza conductas y hábitos de trabajo. Te ayudarán a establecer controles sobre tu tiempo y como lo aplicas a tu forma de trabajar.
«En lugar de esperar a que las cosas sean mejores, haz una lista de todas las cosas que puedes hacer hasta que la situación mejore y hazlas».
Danielle Kennedy
El éxito se suele decir que es cuestión de constancia. Si es así, para alcanzarlo en el futuro (que será rápidamente el presente) deberé de hacer lo necesario para ello hoy mismo. No perder el tiempo en anteponer los problemas a que ocurran, no divagar ni buscar excusas es una buena forma.
«El único limite a nuestros logros de mañana está en nuestras dudas de hoy».
Franklin D. Roosevelt
Si quieres hacer un buen uso de tu tiempo y quieres tener éxito en lo que empredas, tienes que saber que es lo más importante y entonces poner en ello todo lo que tienes. No escatimar esfuerzos es algo fundamental.
Y para terminar una idea cargada de Psicología Positiva
«El día ideal nunca llega. Hoy es el día ideal para aquellos que han decidido que así sea.
Oratio Dresser
Imaginaros que os encontrais en una sala de guardia de un hospital, frente a un gran letrero que dice: “Los pacientes serán atendidos por estricto orden de llegada”. Ingresa un joven accidentado con leves raspaduras en sus rodillas por haberse caído de una motocicleta, y diez segundos después un caso grave de infarto de miocardio. Siguiendo las indicaciones del letrero, el médico de guardia le da prioridad y atiende al joven, haciendo esperar al infartado, solo por cumplir con las instrucciones del letrero. Parece todo muy insólito ¿no es cierto?
Sin embargo, ¿cuántas veces en nuestros negocios prestamos atención a las “raspaduras de rodilla” y dejamos para más tarde ocuparnos de los “infartos”? , sólo por dedicarle más tiempo a lo fácil, a lo más leve, a lo más llevadero.
Y lo realmente importante y serio – en este caso sería el “infarto” – lo postergamos porque resolverlo nos resulta una tarea fastidiosa, estresante y a la cual hay que ponerle mucha atención y energía. Es decir, que con bastante frecuencia priorizamos aquello que es placentero o atractivo – o que nos resulta menos trabajoso – posponiendo lo efectivamente importante.
Esa actitud la adoptamos a menudo inconscientemente, por no detenernos unos minutos a analizar la importancia de cada situación y otorgarle la prioridad que cada caso merece para el cumplimiento de nuestros objetivos.
Quizá no sea exactamente lo que nos ocurre a nosotros, pero es probable que haya alguna similitud. Evaluaremos unas simples soluciones para elaborar una agenda efectiva. Si seguimos esa agenda, no tendremos que esforzarnos tremendamente al fin del mes, para poner al día las labores postergadas.
Si logramos mantener la homogeneidad de nuestra tarea registrada en la agenda, el esfuerzo será bien distribuido a lo largo de la semana y del mes, y de tal forma nos ahorraremos sufrir el estrés de los apurones de los últimos días. Y es sabido que el estrés producido por las urgencias, denominado “síndrome de DDMC» (el Dia a Dia Me Come), es una de las formas más comunes de dilapidarlo.
Primero: Hacer una lista por escrito de todas las actividades semanales relacionadas con nuestro negocio: capacitaciones a tomar, llamadas telefónicas, reuniones con nuestro equipo, contactos con prospectos, seguimiento de los mismos, presentación de productos y del plan de negocios, visitas de posventa.
Segundo: Realizada la lista anterior, analizar dichas actividades programadas, separándolas en diferentes columnas según la importancia y prioridad asignada, de la siguiente manera:
Análisis de la importancia:
Muy importante: deben realizarse sin falta
Importantes: deberían hacerse
No tan importantes: son útiles pero no imprescindibles
Sin importancia: pueden dejarse para más adelante
Análisis de la urgencia:
Muy urgentes: deben hacerse ahora
Urgentes: deben hacerse pronto
No urgentes: pueden hacerse en el mediano plazo
El tiempo no es factor: pueden hacerse cuando estemos menos exigidos de tiempo
Análisis de la delegación de actividades:
Debo hacerlo yo
Puede delegarse en A: otro vendedor o distribuidor que esté capacitado para la tarea.
Puede delegarse en B: actividad de poca responsabilidad para alguna persona nueva en el negocio que necesite aprender.
Puede delegarse en C: tal vez alguna persona que esté detenida por falta de motivación y requiera un estímulo.
Análisis de relaciones:
Personas con quienes debo comunicarme todos los días: integrantes de mi equipo de ventas, coordinadores zonales, clientes que requieren atención, seguimiento a prospectos ya contactados anteriormente.
Personas con quienes debo contactarme frecuentemente: usuarios o clientes que requieren servicios, prospectos a quienes presenté el producto o el plan de negocios y les dejé material informativo de seguimiento.
Personas con quienes debo comunicarme regularmente: entrenadores, miembros de mi equipo que requieren ayuda técnica, miembros de mi equipo que necesitan ser estimulados.
Tercero: Efectuada la lista semanal de actividades y analizadas según su importancia, urgencia, factibilidad de delegar algunas tareas y las frecuencias de los contactos con las relaciones habituales, se facilitará la elaboración de una agenda homogénea y eficaz. De allí a componer la agenda mensual, hay tan solo un paso.
Es preciso tener cierto grado de flexibilidad en nuestras agendas, dejando pequeños espacios de tiempo libre entre una y otra tarea o compromiso, suficientes como para poder solventar cualquier imprevisto que se presente.
Creo que es fácil advertir que si hacemos una buena programación de cada semana, y la trasladamos a la programación mensual, toda nuestra tarea se verá enormemente facilitada.
Recuerde que el síndrome DDMC, es – a menudo – uno de los factores que mayor tiempo nos hacer perder. Es la angustia que genera el hecho de correr todo el día y llegar siempre a destiempo, dejando de cumplir el 50% de las tareas previamente programadas.
Con este sencillo método podremos bajar sensiblemente nuestro nivel de estrés, podremos cumplir nuestros objetivos con mayor eficacia y seguramente conseguiremos mejores resultados con menor esfuerzo y desgaste inútil de energías. Finalmente, disfrutaremos de un tiempo extra para nosotros mismos:
recreación, lectura, esparcimiento, deporte, amigos.
Además priorizaremos lo importante y cumpliremos con lo urgente, siempre enfocados y avanzando en el sentido de nuestros objetivos y metas de negocios.
El tiempo – no lo olvidemos – es la esencia de la vida. Es la materia prima de nuestras existencias, y siempre tendrá una importancia singular, cualquiera fuese nuestra actividad. Veamos el siguiente ejercicio, muy conocido pero no por ello menos eficaz para valorar su significado:
Si quieres saber el valor de un mes, pregúntaselo a una embarazada.
Si quieres saber el valor de una semana, pregúntaselo a un productor agropecuario que espera ansioso la lluvia, o se le pasó el tiempo de la cosecha.
Si quieres saber el valor de un día, pregúntaselo a un estudiante que debe dar un examen.
Si quieres saber el valor de un minuto, pregúntale a quien perdió un vuelo.
Si quieres saber el valor de un segundo, pregúntaselo a un corredor de Fórmula 1.
Si quieres saber el valor de una décima de segundo, pregúntaselo a un atleta que en los juegos olímpicos ganó la medalla de plata.
Y en cuanto a los postergadores, a quienes obsesivamente dejan todo para más adelante, no olviden que mañana es el día más ocupado de la semana, a pesar de que no conozco calendario alguno que contenga ese día: mañana.
Alguna vez he dado algun curso acerca de «La gestion del tiempo», mejor dicho, de la gestion eficiente del tiempo. Son cursos complejos de disear porque hay que conocer muy bien la actividad profesional de los alumnos, pero una vez resuelto esto, el desarrollo de la sesion formativa es muy similar en todos los casos.
En base a esto me he aventurado a hacer este articulo.
Según la regla de Pareto, el 80% de nuestros resultados se obtienen con el 20% de nuestro tiempo dedicado a ello. Y es probable que en muchos casos, el 90% de resultados conseguidos con el 20% del tiempo empleado para ello.
Eso quiere decir que si trabajamos 10 horas al día para conseguir algo, en realidad, solo dos horas de esas 10 horas son realmente productivas, el resto del tiempo se va en tareas que aporta muy poco valor añadido a la consecución de nuestros resultados.
En las empresas con cadenas de produccion, el principal objetivo del director de producción es hacer que las actividades de poco valor añadido disminuyen en relación con las que sí aportan valor. Es ahí donde está la diferencia entre obtener resultados significativos para diferenciarnos de la competencia.
Se deben testear cuáles son las actividades que mejores resultados aportan. Durante un tiempo se trabaja introduciendo un cambio, estudiando qué diferencias aporta y luego se añade otro cambio. De uno en uno para poder identificar cuál es el factor que ha determinado el cambio en los resultados. Para el cálculo de factores que afectan a los resultados, el método de Taguchi facilita la rapidez en obtener resultados.
Aunque en nuestras actividades diarias no hace falta aplicar términos matemáticos. Seguramente que por nuestra experiencia ya sabemos cuáles son las tareas prioritarias y las que lo son menos.
Escribir una lista de las tareas del día ordenada según las prioridades puede resultar de gran ayuda para no desviarnos de nuestro objetivo. Puede parecer sencillo mantener el plan, pero en el día a día es difícil no dejarse llevar por las distracciones. Por ejemplo, la llamada de alguien que nos mantiene media hora al teléfono sabiendo que con 2 minutos hubiera sido suficiente para gestionar el tema.
La planificación de tus actividades escritas al principio del día, que en principio podía parecerte perder 5 minutos, ahora pasarán a ser una prioridad para ti. Quizás, de esos 5 minutos dependa que el 80% de tu tiempo sea productivo, con lo que habrás ganado en cuadriplicar resultados en el mismo tiempo.