José Luis Del Campo Villares

Motivar a los empleados como forma de conseguir tanto los ojetivos de la oranización como los objetivos individuales de cada miembro es algo que se hace cada vez más necesario.

No hace mucho, el Council of Communication Management de los Estados Unidos realizó una encuesta que confirmó lo que casi todos los empleados sabían desde hacía mucho tiempo y es que el reconocimiento a un trabajo bien hecho es el mejor incentivo para el buen desempeño del empleado.

Muchas empresas, no comprenden aún el gran potencial que tiene el reconocimiento y las recompensas para alcanzar las metas de la propia compañía y para lograr un mejor clima organizacional y no lo promueven.

Otras conocen dichas potencialidades, pero creen que los empleados sólo apreciarán las recompensas y formas de reconocimiento que se reflejen directamente en su bolsillo como los aumentos de sueldo o ascensos.

Aunque el dinero es importante lo que realmente tiende a motivar su buen desempeño es aquel reconocimiento de tipo personal que expresa verdadero aprecio por un trabajo bien hecho. En otras palabras, para dar reconocimiento, en ocasiones, no se requiere invertir ni un solo céntimo.

Existen dos tipos de reconocimientos: Los formales e informales. Cuando hablamos de los formales nos referimos a aquéllos que forman parte de un programa predeterminada de la empresa. Mientras que las informales son las otorgados por iniciativa del gerente sobre la base del desempeño.

Sin embargo, ya sean recompensas formales e informales, el gerente debe seguir unas pautas para reconocer eficazmente la labor de los empleados las cuales son:

Adecuar la recompensa a la persona.

Para que la recompensa tenga el potencial debido se requiere que resulte verdaderamente satisfactoria para el trabajador. Tales recompensas pueden ser públicas o privadas, y pueden consistir en regalos o actividades.

Adecuar el premio a lo logrado.

Es importante, para que el refuerzo sea eficaz, tener en cuenta cuánto significa lo que logró el empleado. En otras palabras, es necesario valorar el tiempo y esfuerzo que invirtió el colaborador. Un empleado que concluye un proyecto en el cual invirtió dos años debe ser mejor recompensado que otro al cual le tomó sólo un rato terminar determinada tarea.

Ser oportuno y específico.

El reconocimiento y las recompensas deben ser otorgadas tan pronto como sea posible después que se logre el desempeño o el resultado esperado, ya que si se demoran semanas o hasta meses pierden el impacto motivador que se quiere. Además, es necesario ser específico. Es decir, se debe indicar el motivo de la recompensa. Es decir, se debe colocar el logro dentro de un contexto.

Reconocimientos económicos, pero eficaces

A continuación os dejo algunas de las formas más eficaces de reconocimiento que el gerente puede otorgar y que implica costes reducidos por parte de la empresa:

-Unas palabras de agradecimiento dichas con sinceramente y, a la vez, dirigirse a la persona por su nombre de pila cuando le esté haciendo el comentario. Es importante indicar la razón por la cual se le concede el reconocimiento a la forma como hizo el trabajo, o al resultado que obtuvo.
-Colocación en el vestíbulo de la empresa de las fotografías de los empleados más sobresalientes.
-Un colage con las fotos de los empleados que tomaron parte en algún proyecto exitoso, que muestren las diversas etapas, la fase de terminación y la presentación del proyecto.
-Llamadas telefónicas personales del jefe de departamento, del subdirector o del director de la empresa hacia el colaborador que reconocido.
-Cartas del jefe inmediato, del jefe de departamento, del subdirector o del director de la empresa.
-Puesto especial de estacionamiento.
-Reconocimiento vía correo electrónico.
-Día libre, medio día libre, viernes libre.

Hoy viernes, me gustaría que os pusieséis en la piel de Elena:

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Cuando Elena Mestre terminó su Master en Administración de Empresas logró un puesto en una gran firma de auditoría. Fue seleccionada entre docenas de candidatos por su notable nivel académico y las excelentes referencias de sus profesores. Trabajó muy duro durante los cuatro años que permaneció en la empresa. Trabajaba por las noches y los fines de semana durante los meses en los que eran más solicitados los servicios de auditoría, aceptaba de buen grado los trabajos difíciles y la apreciaban mucho tanto sus colegas como los clientes.

Había sido una estudiante brillante desde la niñez. Siempre había mostrado un fuerte deseo de destacar en la universidad y en su empleo, y una firme disposición para poner todo su empeño en el trabajo. El trabajo que realizaba en la firma era muy interesante, no sólo le permitía aplicar los conocimientos adquiridos en su época de estudiante, sino que le obligaba a seguir estudiando y mantenerse permanentemente actualizada en la normativa contable y fiscal. La finalización de cada trabajo representaba uno de los momentos más gratificantes, la presentación del informe ante el cliente y su argumentación de todos los puntos que constaban en éste le proporcionaban una información de primera mano de los resultados de su trabajo.

Sin embargo, últimamente había empezado a tener dudas sobre si sus esfuerzos y logros valdrían la pena tanto como ella pensaba. Estaba impaciente ante un reconocimiento de su esfuerzo de forma tangible: con incrementos salariales y promociones (ya había tenido muchas felicitaciones verbales). Pero hacía poco se había enterado de que tres de sus colegas, cuyo rendimiento era inferior al suyo, habían recibido mayores aumentos salariales que los que le habían concedido a ella, quedando su sueldo por debajo del de sus compañeros. Otro colega también había sido ascendido a un puesto más elevado pese a que su actuación era inferior a la de ella.

No podía dejar de recordar estos casos. Se volvió recelosa porque estaba segura de que había algo que, ensombreciendo su elevado rendimiento, impedía su progreso profesional. Tardó mucho en decidirse y hablar con uno de los socios de la firma sobre sus preocupaciones. Finalmente aprovechó la oportunidad que se le presentó cuando asistió a uno de los seminarios de especialización que se organizaban con cierta periodicidad. Allí coincidió con el socio responsable del área donde ella trabajaba en ese momento. Tras muchos titubeos, y aprovechando un ambiente algo más relajado que el de la oficina, logró contarle lo que le preocupaba. Él la escuchó con atención, conocía la trayectoria profesional de Elena durante el tiempo que llevaba en la firma. Finalmente, no sin cierto rubor, reconoció: “No debo decirte esto, y en cualquier momento y situación negaré que lo he dicho, pero debes afrontar el hecho de que tus posibilidades de promoción en la compañía son escasas porque algunos de los socios más antiguos y más conservadores no están preparados todavía para aceptar la presencia de una mujer en un nivel alto de esta organización”.

Elena se sintió indignada, sólo dijo: “Gracias por decírmelo”, y se marchó de allí.

¿Qué haríais ahora vosotros?

He decidido plantear una serie de artículos para daros a conocer, si es que alguien desconoce lo que es el Kaizen. Para esto ya poseís un blog magnífico en la red Pensando en Kaizen, pero como me parece un tema muy interesante, lo voy a tocar yo un poco en este blog.

¿Qué es el Kaizen?

Kaizen es lo opuesto a la complacencia. Kaizen es un sistema enfocado en la mejora continua de toda la empresa y sus componentes, de manera armónica y proactiva.

El Kaizen surgió en el Japón como resultado de sus imperiosas necesidades de superarse a si misma de forma tal de poder alcanzar a las potencias industriales de occidente y así ganar el sustento para una gran población que vive en un país de escaso tamaño y recursos.

Las empresas e individuos deben adaptarse a los nuevos retos, capacitándose y poniéndose al día con los cambios tecnológicos y adoptando una nueva visión del comercio y del mundo.

Dentro de esa nueva visión, la necesidad de satisfacer plenamente a los consumidores y usuarios de productos y servicios, la creatividad puesta al servicio de la innovación, y el producir bienes de óptima calidad y al coste que fija el mercado, son los objetivos a lograr.

Estos objetivos no son algo que pueda lograrse de una vez, por un lado requiere concienciación y esfuerzo constante para lograrlos, pero por otro lado, necesita de una disciplina y ética de trabajo que lleven a empresas, líderes y trabajadores a superarse día a día en la búsqueda de nuevos y mejores niveles de performance que los mantengan en capacidad de competir.

No tomar conciencia de estos cambios y necesidades, llegará a ser letal para todos aquellos que no lo comprendan y entiendan debidamente. Enormes masas de individuos luchan todos los días para subsistir en el mundo, y para ello tratan de vender mejores y más económicos productos y servicios.

El Kaizen no sólo debe ser comprendido por los empresarios y trabajadores, sino también por los gobernantes, educadores, estudiantes y formadores de opinión. El Estado no sólo debe mejorarse asimismo, sino que además debe fomentar y capacitar a sus ciudadanos para lograr la mejora continua como única alternativa posible en un mundo en la cual no hay alternativas.

El mundo ha comenzado a ser invadido por productos de países como China, India, Tailandia, Malasia, Indonesia y Pakistán entre otros. Algunos, aún ni siquiera saben donde se ubican esas naciones en el mapa, y ello es grave. En una época de grandes bloques y luchas comerciales, en una época de rápido crecimiento del comercio mundial ya no es válido ni sirve desconocer a los restantes competidores. Tratar de cerrarse al mundo como muchos pregonan es extremadamente peligroso, puede llevar a la agonía de un país o región en el mediano o largo plazo.

Hay dos tipos de países aquellos que mejoran día a día, comerciando y compitiendo a nivel mundial, logrando de tal forma mejorar sus niveles de vida y confort, y aquellos otros que negándose obcecadamente al cambio y a la integración al mundo, pierden de forma continua sus niveles de vida y capacidad de competir.

En un mundo de rápidos cambios y transformaciones, tecnológicas, culturales, políticas y sociales, no poner el máximo esfuerzo en adaptarse rápidamente a ellos constituye una actitud que podría catalogarse o bien de soberbia o lisa y llanamente de estúpida.

En épocas de cirsis, como la actual, las empresas más flexibles al cambio y con mayor capacidad y velocidad de adaptación, triunfarán. Las grandes fábricas norteamericanas tanto de autos como de electrodomésticos sujetas a los anteriores paradigmas sufrieran el fuerte embate de las empresas japonesas, capacitadas éstas para asombrar a los consumidores americanos y europeos con artículos sofisticados y de precios mucho más accesibles.

Esa gran capacidad de las empresas japonesas se debió a la utilización del sistema Kaizen, el cual basado en una filosofía y haciendo uso de innumerables herramientas, métodos e instrumentos administrativos tomaron por asalto no sólo a las corporaciones americanas, sino también a sus concepciones de management.

Así una a una las industrias occidentales en materia automotriz, motos, relojería, cámaras fotográficas y de video, fotocopiadoras, entre muchas otras fueron cayendo bajo las competidoras japonesas. Empresas como Toyota, Honda, Mazda, Isuzu, Suzuki, Yamaha, Kawasaki, Mitsubishi, Olimpia, Minolta, Bridgestone , Subaru, Canon, Matsushita, Konica, Sharp, Sanyo, Casio, Seiko, Orient, NEC, JVC, National, Hitachi, Daihatsu, Fuji Electric, Fujitsu, Ricoh, Nissan, Nipón Steel, Pentel, Komatsu, entre otras muchas, invadieron y desplazaron a las marcas occidentales en las vidrieras y gustos del público. Productos que eran considerados baratos y de baja calidad, pasaron a ser demostrativos de nivel, poseyendo un alto valor de mercado, debido a la alta relación calidad - precio.

El país que hasta hace poco tiempo recibía a los grandes gurúes de occidente en materia de calidad, tales como Deming y Juran, ahora exportaban sus asesores y conocimientos a las naciones occidentales. Entonces cobraron renombre figuras tales como Ohno, Imai, Ishikawa, Shingo, Mizuno, Taguchi, Otha y Karatsu.

Igual ejemplo y disciplina por la mejora en la calidad y productividad siguieron países como Corea del Sur, Singapur y Hong Kong.

Os dejo también un estracto en inglés que describe a la perfección que es el Kaizen:

Kaizen - What it means?
KAIZEN is a Japanese word meaning gradual and orderly, continuous improvement. The KAIZEN business strategy involves everyone in an organization working together to make improvements ‘without large capital investments’.

KAIZEN is a culture of sustained continuous improvement focusing on eliminating waste in all systems and processes of an organization. The KAIZEN strategy begins and ends with people. With KAIZEN, an involved leadership guides people to continuously improve their ability to meet expectations of high quality, low cost, and on-time delivery. KAIZEN transforms companies into ‘Superior Global Competitors’.

Two Elements of KAIZEN
There are two elements that construct KAIZEN, improvement/change for the better and ongoing/continuity. Lacking one of those elements would not be considered KAIZEN. For instance, the expression of “business as usual” contains the element of continuity without improvement. On the other hand, the expression of “breakthrough” contains the element of change or improvement without continuity. KAIZEN should contain both elements.

KAIZEN Concept in Our Individual Life
KAIZEN, as you could learn from the definition, is a common word and very natural to individual, continuous improvement in personal life, home life, social life and working life. Everybody deserves to and should be willing to improve himself/herself for the better continually. “If a man has not been seen for three days, his friends should take a good look at him to see what changes have befallen him” quoted from the old Japanese saying, describes how natural KAIZEN is.

Maintenance, Innovation, and KAIZEN
In our concepts, three functions should happen simultaneously within any organizations: Maintenance, Innovation, and KAIZEN. By maintenance, we refer to maintaining the current status, the procedures are set and the standards are implemented. People in the lower level of organization mostly do that, they maintain their standards.

By Innovation, we refer to breakthrough activities initiated by top management, buying new machines, new equipment, developing new markets, directing R&D, change of strategy etc.

In the middle there is KAIZEN, small steps but continuing improvement. KAIZEN should be implemented by the lower/middle management and the workers, with the encouragement and direction of the top. The top management responsibility is to cultivate a KAIZEN working climates and cultures in the organization.

KAIZEN Attitude
The kaizen attitude makes our firm so adept at exploiting new technology, even when we are not its originator. Kaizen-driven firms do not suffer from “not invented here” syndrome. Ideas are not the exclusive preserve of R&D, corporate planning, or market research; every new idea is welcomed and “channels” are forsaken.