‘Communication breakdown‘
Desde que llegamos a este planeta, nos comunicamos. Claro está que no verbalmente, pero si un recién nacido tiene hambre, llora, comunicando esa necesidad que tiene como puede.
A medida que crecemos y comenzamos nuestras ‘relaciones’, ya sea en nuestro entorno personal como en el profesional, la comunicación se convierte en algo fundamental. Estamos ante algo intrínseco en nosotros, algo que nos convierte en humanos, la capacidad de comunicarnos y establecer relaciones interpersonales. Ya sea comunicación verbal (oral o escrita) o no verbal, siempre estamos comunicando. Como me gusta decir a mí al finalizar alguna conferencia que realizo sobre el tema: ‘comunícate siempre, aunque no hables’.
Si nos adentramos en el entorno de las organizaciones, una defectuosa comunicación puede poner a algunos de los miembros de nuestro equipo en situaciones realmente no deseadas, como que por ejemplo que dos miembros estén realizando la misma tarea sin darse cuenta, que tareas vitales en nuestra organización no se realicen o tengan retraso, porque nadie en el equipo se informa entre sí o incluso que un superior con urgencia remite un mail sin detallar la información necesaria a sus subordinados que deriven en que las tareas no se realicen de forma adecuada.
‘Communication breakdown’, lo que conocemos como interrupción en la comunicación, es sin duda uno de los factores más importante dentro de nuestras organizaciones y lo que marca, en muchas ocasiones, el éxito de un conjunto humano frente a otro.
‘Communication breakdown’, interrupción en la comunicación
No comunicarse adecuadamente no solo afecta a todas las áreas del negocio dentro de las organizaciones, sino que es uno de los pilares que puede dar ‘al traste’ con el trabajo en equipo. Una interrupción en la comunicación significa que tu negocio pasa de ser una máquina bien engrasada a piezas individuales que simplemente no pueden funcionar una sin la otra.
Lo primero que deberás hacer si se produce una ‘communication breakdown’, es identificar cual ha sido la causa que la ha propiciado.
Ya sea porque el mensaje que transmite el emisor no se haya comprendido perfectamente por el receptor (no tiene nada que ver que sean en diferentes idiomas, ya que puede darse hablando el mismo idioma, de hecho es lo habitual).
Porque el receptor tiene una capacidad de atencíón de ‘un mosquito’, o sea, lo de la escucha activa brilla por su ausencia
Porque el mensaje contenga demasiada información para que el receptor la asimile de forma correcta,
Porque un ambiente de estrés impida tener los ‘cinco sentidos’ para recibir la información adecuada.
Y estos son solo unos ejemplos. Pero si no sabemos cual ha sido el problema, ¿cómo esperamos solucionarlo?
Solucionemos la interrupción en la comunicación
¿Qué problemas puede generar una communication breakdown?
Una interrupción en la comunicación dentro de las organizaciones puede generar problemas como pérdida de moral en los miembros del equipo, desmotivación, generación de conflictos, desorganización, proliferación de los rumores como comunicación lo que genere desasosiego y desconfianza, incluso generación de una mala reputación de la organización que genere fuga de talentos o bien que potenciales empelados muy válidos no quieran incorporarse a nuestros equipos. Incluso podemos ver como perdemos clientes.
Lo que está claro es que los fallos en al comunicación no traen aparejados ni un solo aporte positivo.
Con mucha probabilidad ya hayáis visto y vivido en vuestras propias carnes, algunos de los aspectos anteriormente indicados porque son muy comunes y ocurren simplemente porque la comunicación no se abordó de la manera correcta.
5 Posibles soluciones al communication breakdown
Y no voy a hacer hincapié en este punto en complejos sistemas de comunicación, sino más bien en cinco cosas simples que sería muy recomendable contemplar que serán posibles soluciones que estén en vuestras manos.
1. Conocer a los miembros de tu equipo y las estructuras de comunicación existentes
Observa como trabaja cada miembro de tu organización, como se comunica. Habla con cada un de forma individual y consigue que te den un feedback positivo en cuanto al contenido de información que quieren recibir y como. Te permitirá conocer si existen estructuras de comunicación en tu organización no formales que funcionen y que pueden impedir tu proyecto de implantar un sistema nuevo.
Recuerda, la comunicación es ‘factor humano’, si no conoces como es este, pues mal vamos.
2. Dar opciones para que la comunicación sea fluida
El tener claras por los miembros del equipo las opciones para realizar la comunicación, como funcionan y cómo emplearlas, evitará posibles fugas de información y, sobre todo, la tentación de que alguien no se comunique ‘por qué no pueda’. Un buen sistema de comunicación en las organizaciones tiene que plantear opciones y alternativas (plan A, B, C,… y los que hagan falta, pero todos ellos conocidos por los miembros).
3. Comunicar es compartir
Todo aquello que ocurra en la organización, con independencia del departamento del que surja, que suponga un nuevo aporte que le de valor, deberá compartirse. Cualquier aporte nuevo para la organización deberá ser comunicado a todos los miembros. Es una muestra de preocupación de ‘tu factor» humano. El equipo es tal si se ve como tal. El existir canales propios dentro, tanto en comunicación vertical u horizontal, no debe impedir nunca que aquello que afecte a todos, se comunique a todos.
4. Practicar comunicación es aprender a comunicar
Comunicar y comunicar, es como se hace equipo. Si hay cambios en el sistema de comunicación diseñado, habrá que formarse en estos cambios y practicar. La práctica es lo que hace que nos aprendamos a comunicar dentro de las organizaciones. Si los sistemas que tenemos hay que adaptarlos a las nuevas tendencias sociales, pues habrá que aprender y practicar si queremos interiorizarlos en la organización e incorporarlos como algo rutinario en nuestro día a día.
Todo ello sin duda, viendo que es muy sencillo, os facilitará evitar una communication breakdown en vuestras organizaciones.
